1.Présentation du Barreau du Québec 1.1 Création du Barreau Réclamé depuis de nombreuses années, l'Acte d'incorporation du Barreau du Bas-Canada (1) est adopté par l'Assemblée législative du Canada en 1849. Cette Loi ne crée pas la profession d'avocat. Elle permet aux avocats, réunis en corporation, de superviser et d'administrer l'application des règles d'admission et de pratique. Jugée indésirable sous le régime français, la profession d'avocat acquiert ses lettres de noblesse après la Conquête. Exerçant d'abord leur art devant les tribunaux militaires, les avocats profitent de la création et du développement des tribunaux judiciaires à partir de 1763. Des "commissions" d'avocats sont alors accordées par le gouverneur à des " personnes jugées dignes d'exercer " suite à une recommandation d'un président de tribunal. Ce système devient rapidement l'un des principaux griefs des avocats envers le pouvoir exécutif. Bien que des règles aient été prévues lors de l'octroi de "commissions" et que des normes aient été établies quant à la formation professionnelle, ce système n'empêche pas les abus et certaines "commissions" sont accordées sans contrôle. De plus, ce système place les avocats en position de dépendance vis-à-vis le pouvoir et la magistrature. Des associations d'avocats voient le jour dès 1779. Elles organisent des bibliothèques tout en représentant les intérêts des avocats auprès du pouvoir exécutif, législatif et judiciaire. Les avocats désirent mettre fin à l'octroi de commissions, établir des règles d'éthique professionnelle, organiser la discipline des membres et la formation des futurs avocats. Ces revendications sont adressées au gouverneur pour qu'une charte leur soit accordée. Les avocats désirent protéger leur clientèle des imposteurs et garantir leur réputation. Alors que les avocats du Haut-Canada (Ontario) obtiennent leur charte dès 1797, l'incorporation du Barreau du Bas-Canada ne va être acquise qu'en 1849 (2). Ce retard s'explique probablement par l'opposition permanente qui existe entre le gouverneur et l'Assemblée législative du Bas-Canada. En effet, très rapidement, une bonne partie de l'élite canadienne-française se dirige vers la pratique du droit. Ces avocats et notaires entendent incarner le leadership des Canadiens français et, par conséquent, investissent l'Assemblée législative du Bas-Canada. L'entrée en vigueur de l'Acte d'incorporation du Barreau du Bas-Canada en 1849 répond aux différentes revendications exprimées par les avocats. Le Barreau acquiert le contrôle de l'accès à l'étude du droit et à l'exercice de la profession. De plus, le Barreau peut exercer la discipline auprès de ses membres en dehors des tribunaux. 1.2 1849-1967 Comme institution, le Barreau du Québec se transformera peu jusqu'en 1967. En effet, les pouvoirs que le législateur consent à la " corporation professionnelle des avocats " sont principalement assurés par les sections locales du Barreau. Pendant longtemps, les activités du Barreau se résument en une assemblée annuelle ou semestrielle du Conseil général. La structure très décentralisée du Barreau, où toutes les fonctions importantes sont assumées par les sections locales, accorde bien souvent plus de prestige à ces dernières qu'au Barreau. Par exemple, le titre de bâtonnier est longtemps réservé au seul Bâtonnier de section, tandis que le Bâtonnier du Québec se fait plutôt appeler "président du Conseil général ". (3) Le besoin de contrôler efficacement l'admission à l'étude et à l'exercice amène toutefois le Barreau à récupérer toujours un peu plus de pouvoirs à travers les modifications à sa Loi constitutive. Les activités principales du Barreau du Québec sont dirigées vers l'enregistrement des étudiants, la tenue des examens et l'inscription au Tableau de l'Ordre. En dehors des demandes de modifications de sa Loi, les interventions du Barreau auprès du gouvernement se concentrent vers l'administration de la justice et certaines lois majeures affectant la pratique de l'exercice: le Code civil et le Code de procédure civile. Le secrétariat du Barreau est assuré par un avocat, souvent à partir de son étude. Ce n'est qu'à compter de 1960 qu'un secrétariat plus important se développe. 1.3 1967-1994 Le Barreau moderne est né en 1967 par l'adoption à l'Assemblée législative du Québec d'une nouvelle Loi constitutive. (4) Celle-ci, fruit de nombreuses années de réflexion chez les avocats, permet au Barreau du Québec de récupérer la majorité des pouvoirs jusque-là exercés par les sections. Fait significatif, le Barreau possède désormais le pouvoir de se doter d'un secrétariat permanent plus imposant. En 1968, le Barreau reprend aussi en charge la quatrième année de formation professionnelle avec la création de l'École du Barreau. L'École est d'abord administrée directement par le Comité exécutif du Barreau, puis par le Comité de la formation professionnelle qui détient, depuis 1975, la majorité des pouvoirs pour gérer le programme, évaluer les étudiants et encadrer les stages. Les examens relèveront du Bureau des examinateurs jusqu'en 1973. Le dépôt de plusieurs législations importantes au cours des années 1970, notamment dans les cas de l'Aide juridique et de l'Assurance-automobile, incite le Barreau à intervenir publiquement de façon plus importante qu'auparavant. En plus des domaines traditionnels, comme la réforme du Code civil, le Barreau intervient désormais sur une foule de sujets dont les principaux thèmes s'articulent autour de l'administration de la justice, du rôle de l'avocat, de la promotion du droit ou de tout autre sujet jugé d'intérêt par le Comité administratif et pouvant affecter le travail de l'avocat ou mettre en péril certains droits fondamentaux. C'est d'ailleurs au début des années 70 que commencent à apparaître de nouveaux services au sein du Barreau afin de mieux répondre aux besoins des avocats membres ainsi qu'à ceux du public. Le Service de recherche et celui de l'information (maintenant Communications) ont été mis sur pied en 1970, le Service de la formation permanente en 1974, le Service aux membres en 1978, le Service de l'informatique en 1979, le Service de l'inspection professionnelle ainsi que le Service des greffes d'arbitrage et de discipline en 1981 et finalement, le Service de la gestion de l'information en 1988. L'aboutissement du processus de réforme du droit professionnel, amorcé au début des années 1970, assujettit le Barreau à l'Office des professions depuis 1973. Le Code des professions définit depuis ce temps le mandat de tous les ordres professionnels du Québec, soit celui d'assurer la protection du public. Le Barreau du Québec constitue l'un des 45 ordres professionnels régis par le Code des professions. L'article 23 en définit la mission: "Chaque ordre a pour principale fonction d'assurer la protection du public. À cette fin, il doit notamment contrôler l'exercice de la profession de ses membres." (5) En conséquence, le Barreau affecte une proportion importante de son budget et de ses effectifs à l'application de ce mandat. Sans négliger son mandat, le Barreau affecte également certaines ressources à la promotion des intérêts des avocats. Cet effort se traduit, entre autres, par la négociation du tarif de l'aide juridique, un support technique aux associations d'avocats, la coordination d'un régime d'assurances collectives ou l'obtention d'avantages commerciaux au profit des avocats. Le Barreau assure la protection du public par l'application de la Loi sur le Barreau (6)(7). Cette législation énumère notamment les différentes modalités devant permettre au Barreau de contrôler l'exercice de la profession: la formation professionnelle, l'admission à la profession, l'inscription au Tableau de l'ordre, le paiement de la cotisation, la démission, la réinscription et la discipline. La Loi sur le Barreau détermine également les pouvoirs attribués au Conseil général, au Comité administratif ainsi qu'aux différents comités statutaires chargés d'appliquer la Loi. 1.4 1995- En février 1995, un nouveau règlement sur la formation professionnelle est adopté par le Conseil des ministres (8). Les différentes instances du Barreau avaient d'abord effectuées plusieurs démarches afin d'obtenir les pouvoirs et les amendements réglementaires nécessaires à la mise en place d'un nouveau programme de formation professionnelle des futurs avocats et avocates propre à répondre aux attentes du public et aux nouvelles exigences créées par l'évolution de l'environnement économique. Le nouveau programme, qui débute à l'automne 1996, maintient les apprentissages concernant les habiletés professionnelles, mais en les soutenant davantage en réintégrant du droit substantiel. Le 21 juin 1996, au terme de longs travaux qui se sont échelonnés sur deux ans, le Rapport sur la pratique du droit au Québec et l'avenir de la profession (scénario Singapour) (9) est entériné par le Conseil général du Barreau. Ce rapport invite le Barreau à favoriser l'émergence d'une nouvelle culture d'ouverture dans la profession et à susciter le virage technologique de ses membres. Pour y arriver, le Barreau du Québec travaille à devenir un partenaire social actif. Il intervient davantage dans les médias pour faire connaître sa position et celle de ses membres sur des sujets sociaux, politiques, humanitaires, législatifs, etc. Il réaffirme aussi ses relations avec les groupes de pression et contribue aux études en matière de réforme législative et institutionnelle grâce au Service de recherche et de législation. Il met sur pied une campagne de publicité institutionnelle engagée et développe graduellement ses relations internationales. Ainsi, le Comité des relations internationales, créé en 1995, propose de nouveaux programmes d'échanges de stagiaires et des projets de partenariat, des ententes de jumelage ou de coopération entre Barreaux internationaux. De plus, le Barreau du Québec développe des projets de coopération ou de partenariat avec ses sections, des associations du domaine du droit, mais aussi des instances gouvernementales, notamment pour la création d'Éducaloi, de l'Institut canadien d'information juridique (CANLII), du Centre d'accès à l'Information juridique (CAIJ) et Pro Bono Québec. En 1996, le Barreau signe le Protocole sur l'exercice interjuridictionnel du droit au Canada et entame des pourparlers ayant pour objet la mobilité des professionnels dans le cadre de l'ALENA, la ZLEA, le GATS et même la Communauté européenne afin d'adapter la profession au nouveau contexte de pratique qu'apporte la mondialisation et le libre-échange. Puis en décembre 1996, le Conseil adopte une politique d'avant-garde concernant le " virage technologique " de l'institution et de ses membres. Le Barreau vise ainsi à accroître l'accès à l'information juridique de base à un prix raisonnable pour tous les avocats, peu importe le type de pratique professionnelle ou l'ampleur du cabinet. En 1996-1997, il négocie une entente avec le Gouvernement du Québec afin que les membres puissent consulter gratuitement les Lois et Règlements du Québec sur le site Web du Barreau, lequel a été lancé en décembre 1996. Le Barreau abandonne ensuite l'achat collectif d'outils de jurisprudence diffusés sur support papier au profit d'une publication électronique dont le contenu répond davantage aux besoins des membres : le Répertoire électronique des jurisprudences du Barreau (REJB) est offert aux membres à compter de l'automne 1997. En septembre 1998, le Barreau lance sa bibliothèque virtuelle. Puis en 2001, la création de l'Institut canadien d'information juridique (CANLII), donnant un accès Internet gratuit au droit canadien, poursuit le virage technologique. Le Barreau s'engage aussi à soutenir ses membres face à ses nouveaux besoins en matière de technologies. Par exemple, il soutient la formation aux technologies dès les études universitaires et la formation des professionnels qui n'ont jamais utilisé les technologies dans leur pratique professionnelle. Il revoit la formation continue proposée aux membres pour leur permettre de rehausser leurs compétences dans le domaine, notamment pour l'utilisation d'Internet et la recherche documentaire informatisée. Pour assurer la mise à jour des connaissances de ses membres et maintenir un haut degré de compétence, le Barreau revoit entièrement la formation continue. Il désire d'abord augmenter son offre de formation, il vise surtout à ce que tous ces membres possèdent des connaissances à jour dans divers domaines d'expertise afin d'offrir à la population des services compétitifs de qualité. À compter du 1er avril 2009, chaque avocat doit compléter 30 heures de formation sur une période de 2 ans selon le Règlement sur la formation continue obligatoire des avocats (10). Le Barreau du Québec travaille aussi à faire connaître les différentes fonctions de l'avocat et à améliorer la confiance et la compréhension du public à l'égard du système judiciaire en déployant des campagnes de publicité institutionnelle. Ces campagnes permettent de rehausser son image ainsi que celle des professionnels du droit. Avec la mise en place d'Éducaloi en 1999, le Barreau favorise l'éducation juridique du public par le biais de cet organisme de vulgarisation et de diffusion de l'information juridique au grand public. Le Barreau du Québec oeuvre également sur l'accès à la justice. Il travaille à négocier les tarifs de l'aide juridique avec le Ministère de la Justice afin d'élargir le nombre d'avocats susceptibles d'accepter des mandats d'aide juridique et de faciliter l'accès aux plus démunis à des services juridiques de qualité. Le Barreau s'implique aussi dans le développement de l'assurance protection juridique et dans la sensibilisation auprès de la population québécoise depuis le début des années 1990. Des campagnes publicitaires intensives sont d'ailleurs lancées à partir de 1999 dans toutes les régions du Québec pour faire connaître les produits afin de les promouvoir tant auprès du public que des avocats et autres professionnels. La mise sur pied d'un service de garde pour permettre à une personne détenue de consulter un avocat en tout temps et dans toutes les régions du Québec est aussi une initiative qui améliore l'accès à la justice. La popularisation de la justice participative (médiation) dans les années 1990 et 2000, une façon différente de faire valoir ses droits et rendre la justice accessible à moindre coût, est aussi appuyée par le Barreau du Québec. Les deux parties, avec l'assistance de leur avocat, peuvent choisir le mode de prévention et de résolution de conflit en fonction de leurs besoins, de leurs intérêts et de leurs moyens. Le Code des professions subit aussi des modifications. En décembre 2000, un projet de loi est déposé par un groupe de travail constitué de six ordres professionnels, dont le Barreau du Québec, concernant les nouveaux modes d'exercice professionnel. En juin 2001, le Projet de loi 169 modifiant le Code des professions est adopté de manière à permettre aux ordres professionnels d'autoriser, à certaines conditions, l'exercice de la profession dans le cadre d'une société à nom collectif à responsabilité limitée ou d'une société par actions. L'Assemblée nationale entérine aussi en juin 2006 la résolution du Conseil général du Barreau autorisant enfin le Barreau du Québec à modifier sa loi pour créer la nouvelle catégorie " avocats à la retraite. Le projet de loi 45 modifiant le Code des professions est déposé et sanctionné en décembre 2006. Les avocats de 55 ans et plus, qui ne pratiquent plus, peuvent à compter du 1er avril 2008 faire partie de cette catégorie d'avocat et donc rester membres du Barreau. Depuis sa création en 1849, le Barreau a connu plusieurs refontes et transformations de sa Loi constitutive. II s'agit d'un des plus anciens et des plus importants ordres professionnels avec ceux des notaires et des médecins. Contrairement à la croyance générale, le Barreau du Québec est un organisme privé dont le financement repose sur les cotisations de ses membres et sur les revenus des comptes en fidéicommis des avocats. II n'est pas soumis à la Loi sur les archives (11). Toutefois, à titre d'ordre professionnel, il est soumis depuis le 14 septembre 2007 à certaines dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (12). En effet, le projet de loi 86 intitulé Loi modifiant la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et d'autres dispositions législatives a modifié le Code des professions en ce sens pour les fonctions de contrôle et de surveillance de la profession. Toutefois, comme organisme privé, le Barreau est aussi assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (13) pour les activités relevant du domaine associatif. Le Barreau compte actuellement plus de 22 500 membres et assure annuellement la formation d'environ 900 étudiants à ses quatre centres de formation professionnelle. Pour appuyer sa structure politique et administrative, le Barreau dénombre 13 services dont les activités sont reliées à divers aspects de la profession d'avocat. Le Barreau gère aussi 14 comités statutaires, une vingtaine de comités permanents et crée annuellement près d'une trentaine de comités ad hoc dont les travaux sont tous liés aux rôles législatif et social du Barreau. 2.Présentation du Service de la Gestion de l'Information Depuis 1849, l'administration du Barreau a dû se préoccuper de la conservation de ses archives, notamment pour répondre à ses obligations légales d'enregistrer les étudiants et les avocats, de confectionner le Tableau de l'Ordre ou d'assurer un suivi administratif aux décisions du Conseil général. Toutefois, les changements intervenus dans le domaine professionnel depuis vingt-cinq ans, les interventions plus fréquentes du Barreau au sein de notre société et la multiplication des tâches administratives constituent autant de facteurs qui, en 1980, ont amené le Barreau à consacrer des ressources exclusivement affectées à la gestion des documents. Trois périodes importantes marquent le développement de la gestion de l'information au Barreau: la familiarisation, la reconnaissance de la gestion de l'information comme système et, à compter du 1er avril 1988, l'intégration de la gestion de l'information comme entité administrative à l'organigramme. Le Service de la gestion de l'information compte actuellement huit employés dont cinq travaillent exclusivement à la gestion des documents administratifs et archives historiques du Barreau. Ils ont d'abord consacré leurs efforts au traitement des documents administratifs ainsi qu'à la mise en place d'un calendrier de conservation et d'un système de classement. Parallèlement à cette démarche, le Service a créé un dépôt de documents semi-actifs, un dépôt de documents essentiels et d'archives historiques et enfin, un dépôt de publications du Barreau du Québec. En 1990, le dépôt des documents essentiels et archives historiques a été réaménagé et les mesures de conservation et de sécurité ont été améliorées. L'année suivante, le traitement des archives historiques a été amorcé par un inventaire des documents. Depuis 2001, le service a entamé un projet majeur de gestion électronique des documents dont la première phase fut la numérisation des dossiers d'avocats et d'étudiants. Cette initiative permettra au service de couvrir l'ensemble de la masse documentaire produite et reçue par le Barreau du Québec. Depuis 2004, les services du Barreau peuvent consulter à distance, entre autres, le dossier électronique de l'étudiant et du stagiaire, le dossier électronique professionnel (admission et inscription) de l'avocat, le dossier électronique disciplinaire et depuis 2008, le dossier électronique de l'inscription annuelle. Depuis l'automne 2007, les ordres professionnels sont assujettis à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (14). Le Service de Gestion de l'information a participé aux travaux du Conseil interprofessionnel du Québec (CIQ) pour l'élaboration d'un modèle de plan de classification ainsi qu'un modèle de calendrier de conservation visant à fournir un soutien aux ordres professionnels. Il fournit aussi un soutien aux sections du Barreau à cet effet. En 2007-2008 le Service revoit le plan de classification des documents du Barreau, appliqué dorénavant tant aux documents physiques qu'aux documents électroniques, pour qu'il reflète mieux l'ensemble des activités du Barreau et les nombreux changements apportés à la législation des ordres professionnels. Il entreprend aussi la révision du calendrier de conservation des documents pour l'arrimer au nouveau plan de classification et y intégrer des règles de conservation qui tiennent compte des divers supports de conservation. Cette révision se poursuivra jusqu'en mars 2010.